貴州會(huì)議服務(wù)之企業(yè)會(huì)議管理辦法

一.總則 

     為使公司的會(huì)議管理規(guī)范化和有序化，提高會(huì)議形式的行政決策效率，特制定本辦法。

      公司會(huì)議制度本著精減、有效、節(jié)儉的原則運(yùn)行。

二.會(huì)議種類

       (一).公司設(shè)立四級(jí)例會(huì)制度

      公司常務(wù)會(huì)議；

      總經(jīng)理辦公會(huì)議（碰頭會(huì)）；

      部門工作會(huì)議；

      全體員工會(huì)議。

(二).公司設(shè)立其他的會(huì)議制度

        計(jì)劃調(diào)度會(huì)； 

        投資決策（審議）會(huì)議；

       工作匯報(bào)會(huì)； 

       鑒定、評(píng)審、論證會(huì)；

       新聞發(fā)布會(huì)； 

       研討會(huì)； 

      工作午餐會(huì)。

   (三).公司會(huì)議分為常設(shè)會(huì)議、定期會(huì)議和臨時(shí)不定期會(huì)議?？舍槍?duì)不同會(huì)議制定細(xì)則管理。

三.會(huì)議管理體制 

   公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度，所有會(huì)議均須在行政部審批或登記備案。

   行政部須在年度計(jì)劃中提出全年會(huì)議工作計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算以及壓縮會(huì)議開支的指標(biāo)，在上級(jí)批準(zhǔn)后遵照?qǐng)?zhí)行。

   公司嚴(yán)格控制未預(yù)見的臨時(shí)性會(huì)議，對(duì)此類會(huì)議須按一會(huì)一報(bào)原則審批。 

   會(huì)務(wù)工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會(huì)議，行政部應(yīng)予協(xié)助。

   公司財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議開支預(yù)算方案的審核，減少不合理費(fèi)用，并確保合理經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位。

   除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。

四.會(huì)議程序

   (一).會(huì)前準(zhǔn)備

   對(duì)定期的常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席或列度人員。

   對(duì)不定期的重要會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：

   1.會(huì)議名稱；2、會(huì)議主旨和目標(biāo)；3、會(huì)議議項(xiàng)；4、會(huì)議時(shí)間；5、會(huì)議地點(diǎn)；6、會(huì)議議程；7、會(huì)議主持人；8、出席人員（名單）；9、會(huì)議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算；10、接待工作說明；11、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；12、（可能）存在的問題、解決方案及要求；13、籌劃備時(shí)間進(jìn)度表。

   該報(bào)告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。

   2. 通過口頭或書面形式提出會(huì)議申請(qǐng)?？陬^僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)。

   3. 會(huì)議通知。根據(jù)會(huì)議要項(xiàng)擬訂會(huì)議通知，并提前張貼或發(fā)送。對(duì)重要會(huì)議須發(fā)幾輪通知的，應(yīng)做好每輪工作。出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并作出相應(yīng)安排。

   4. 會(huì)議承辦人及時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議場所、會(huì)議文件或資料。

   必要是時(shí)要進(jìn)行會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試。對(duì)重點(diǎn)發(fā)言對(duì)象須確保其發(fā)言。

   5. 在會(huì)議進(jìn)行中要做好記錄。記錄方式為要是速記筆錄，必要時(shí)可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。