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會議服務(wù)基本流程

日期:2020/8/18 15:19:21 瀏覽:1855次

會前工作:


1、與會議主辦者洽談。


2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。


3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。


4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。


5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。


6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。


7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。


8、準(zhǔn)備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)


會中工作:


9、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。


10、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料,來客接待。


11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。


12、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間,確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。


13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。


14、提前確認(rèn)會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。


15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。


16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。


17、確認(rèn)特殊客人(含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。


18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。


19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。


會后工作:


20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。


21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。


22、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。


23、歡送代表工作。

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